Steeds meer organisaties werken volgens agile (bv met Scrum). Het werk wordt gedaan in teams die intensief willen samenwerken en communiceren met hun stakeholders. Het blijkt in de praktijk soms lastig te zijn om agile te gaan werken en beter te communiceren. Hier zijn enkele tips voor effectieve en efficiënte communicatie.
Frequente communicatie
Agile teams communiceren intensief en frequent met hun stakeholders. Neem bijvoorbeeld de communicatie met de Product Owner, een agile rol uit Scrum die door de klant (of een vertegenwoordiger van de klant, bv. een productmanager) ingevuld word.
Aan het begin van een sprint word in een planning sessie met de Product Owner afgesproken wat er geleverd gaat worden. Er is dagelijks overleg in het team, in een z.g. stand-up bijeenkomst, waarbij de Product Owner aanwezig is om vragen die er opkomen te beantwoorden.
Tijdens het ontwikkelen hebben teamleden ook regelmatig contact met de Product Owner. Bijvoorbeeld als ze een vraag hebben, of als ze een feature willen laten zien om feedback te krijgen. Is dit wat bedoeld is, werkt het correct?
Elke sprint van 2-4 weken eindigt met een demo, waarin het product getoond wordt aan de Product Owner en alle andere stakeholders.
De Product Owner neemt uiteraard ook deel aan de retrospective om te kijken hoe de communicatie en samenwerking verder verbeterd kan worden.
Anders communiceren en samenwerken
Voor veel organisaties is een agile manier van communiceren en samenwerken anders dan wat ze gewend zijn. Ze zoeken naar praktische oplossingen om agile werken (bv met Scrum) mogelijk te maken. Hierbij enkele tips.
De stakeholders van agile teams zoals de Product Owner zullen tijd vrij moeten maken om voldoende en tijdig beschikbaar te zijn. Mijn tip is om die tijd ook te blokken in agenda’s, zodat je zeker weet dat ze er bij kunnen zijn.
Product Owners moeten ervoor zorgen dat ze beslissingen kunnen nemen, zodat het team weet wat er van hun verwacht wordt. Wat vaak werkt is om als Product Owner net iets voor te lopen op het team, zodat je de meeste vragen snel kunt beantwoorden. Niet te veel vooruit werken, de kans dat er nog iets veranderd is groot en dan heb je dingen voor niets gedaan.
Als je het anwoord niet hebt als Product Owner, wees dan eerlijk en zeg dat gewoon. In een open cultuur, waarin teams en stakeholders transparant samenwerken, moet dat kunnen. Mogelijk kun je wel aangeven wanneer je wel verwacht een antwoord te hebben. Of wat er nodig is om een antwoord te krijgen, of hoe zeker of onzeker je bent over je antwoord.
Teamleden hoeven niet te wachten tot de sprint review/demo voor feedback en continue verbetering van het product waar ze aan werken. Nodig de Product Owner uit op je werkplek, laat zien waar je aan bezig bent, en vraag om feedback. Dat werkt sneller en beter.
In grotere organisaties gebruikt men contactpersonen, die de Product Owner rol invullen en contact hebben met alle stakeholders. Die personen moeten duidelijk, snel en efficiënt te kunnen communiceren. Dat vergt nogal wat vaardigheden. Als je die niet hebt, begin er dan niet aan. Of maak duidelijk dat je de vaardigheden wilt ontwikkelen en neem dan ook de tijd en ruimte om dat te doen als Product Owner.
Wat ik steeds vaker zie is het gebruik van teams die de klanten en stakeholders vertegenwoordigen en als Product Owner fungeren. In deze teams werken bv. productmanagers, accountmanagers intensief samen om een duidelijk klantbeeld te hebben, van waaruit ze met de teams afspraken kunnen maken en de teams voorzien van de benodigde informatie. Dit kan werken, mits het ook echt een team is, wat met “een stem” communiceert met de teams.
Intensief samenwerken vergt commitment van de stakeholders. In het begin lukt dat alleen als je daar ook voldoende aandacht aan geeft. Mijn ervaring is dat, als stakeholders inzien dat het werkt en ook hun helpt, dan is er heel veel mogelijk. En dan gaat het ook steeds makkelijker, bijna vanzelf.
Voor nog meer tips voor effectieve en efficiënte communicatie, zie mijn artikel Product Owner en Team: Samen Beter.
Agile werken, beter communiceren
Agile werken werkt alleen als goed gecommuniceerd wordt. Andersom maakt agile problemen in de communicatie en samenwerking ook zichtbaar. Met de agile retrospective kun je die vervolgens uitdiepen en aanpakken.
Samenwerken en communiceren kun je leren. In mijn workshops oefenen we agile practices in teams en gebruiken we games om te te reflecteren en van elkaar te leren. Je krijgt nieuwe inzichten, ervaart alternatieve werkwijzen en leert hoe je ze kunt toepassen in je eigen specifieke situatie. Dat werkt!
Hoe heb jij het aangepakt om agile te gaan werken en beter te communiceren?
