In deze gastblog beschrijft Mano Casteleijn een oefening met ballen voor het stimuleren van discussies en bewaken van de eenheid tijdens presentaties. Het is een eenvoudige maar krachtige techniek die je ook kunt gebruiken in agile retrospectives.
Discussies tijdens presentaties
Bij retrospectives en reviews in Scrum en andere meetings in grotere teams (mijn groep was 11 mensen inclusief mijzelf) en agile project teams hebben alle leden de beschikking over een rode, een oranje en een groene bal. Voor een variant zonder stemmen is alleen de groene en de rode bal nodig.
Gedurende presentaties of een uiteenzetting van iets kan ieder teamlid onderbreken met de rode bal (oneens met wat er gemeld wordt). De rode bal wordt op een afgesproken plaats gelegd en de spreker stopt dan en vraagt of er twee andere leden met een groene bal willen deelnemen in de discussie over het item (waarover onenigheid bestaat).
De discussie wordt tussen deze drie personen gevoerd, zonder inmenging van anderen of de spreker. Indien anderen willen inbreken, geven ze dit aan met een groene of rode bal, waarna een van de discussiërende leden zich terug kan trekken. We gaan er hier van uit dat er voldoende vertrouwen en samenwerkingservaring is in het team om dit te faciliteren.
De discussie stopt als de rode bal teruggetrokken wordt (het issue is opgelost/duidelijk voor diegene die de rode bal opbracht) en de presentatie/betoog kan dan verdergaan.
Als er drie rode ballen zijn, stopt de meeting. Met deze interventie geven de deelnemers aan dat er niet genoeg begrip of steun is bij de teamleden.
Iedereen heeft een joker (oranje bal) die eenmaal in de meeting opgebracht mag worden. Diegene die aan het praten zijn geven dan ruimte voor diegene met de joker.
In video-conferenties moet men, indien interventie gewenst is, een bal voor het scherm houden ter teken van interventie. De facilitator bepaalt wie er deelnemen aan de discussie.
De oefening toegepast
Ikzelf heb dit spel toegepast in een 4 uur durende review van een process assessment voor een klant, waarbij 10 deelnemers veel issues wilden opbrengen. Om de tijd optimaal te gebruiken had ik dit bedacht, zonder enige ervaring.
Het verbaasde me dat alle interventies onmiddellijk volgens de regels liepen en alle discussies (ik schat in een stuk of dertig) heel snel afgehandeld werden. De presentatie raakte aan alle deelnemers hun expertise (van finance tot Project Management, van sales tot engineering) en de meesten had ik slechts een of tweemaal gesproken ivm een CMM assessment die ik uitvoerde.
Ik had ze in vijf minuten uitgelegd hoe ik het wilde gebruiken en door dit te doen werd het een uiterst interactieve meeting waarbij iedereen verbaasd was dat de vier uur zo voorbij waren.
Voor de nieuwe situatie met werken via videoconferences kan het volgende aangepast worden: Indien je niet spreekt, zet je een oranje bal in beeld. Als dan iemand wil spreken, kan deze dat aanvragen door het woord te vragen. Gedurende de discussie als iemand het eens is met de stelling (dus wil dat de rode bal verdwijnt) dan kunnen de stille leden ipv een oranje bal een groene bal plaatsen (zodat er gestemd wordt over de situatie).
Voordelen van deze oefening zijn:
- Introverte mensen hoeven weinig te spreken indien alles duidelijk is, maar ze kunnen wel actief deelnemen.
- Indien iemand iets niet duidelijk vindt, kan die dit gelijk aangeven.
- Door twee anderen te vragen om de discussie te voeren wordt de interactiviteit enorm bevorderd, en let eigenlijk iedereen de gehele tijd op.
- Het helpt om de meeting beheersbaar te houden (timebox)
Een vier uur presentatie was extreem, maar noodzakelijk omdat iedereen eerste bij gesproken moest worden over wat een CMM assessment inhoudt, wat er gemeten werd en wat de resultaten waren voor iedere afdeling. Ik heb het toegepast omdat dit bedrijf deels agile werkt, en deels waterfall zonder enige methodiek. Ik heb ze aanbevolen om twee methodieken in te voeren (Waterfall en Agile) en passend bij de klanten een of de andere methodiek te kiezen. Daarnaast hadden ze uiteraard nog veel andere issues, vandaar de vier uur.
De toehoorders waren veelal middle management, met drie senior managers die de groepen aanstuurden (2e lijn volgens oude benamingen). Ik had dit nog nooit gedaan maar had iets nodig aangezien iedereen erg druk was en veel mensen niet echt geloofden in agile in dit bedrijf.
Mano Casteleijn is een onafhankelijke Project Manager en Interim Manager.
Effectieve discussies in presentaties
Dank Mano voor het delen van je oefening voor het stimuleren van discussies en bewaken van de eenheid tijdens presentaties.
Presentaties kunnen uitmonden in monologen. Het kan dan lastig zijn om de aandacht erbij te houden. Met bovenstaande oefening voeg je interactie toe en betrek je de deelnemers. Andere oefeningen die je daarvoor kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld een fishbowl discussie, perfection game, of één woord. De kracht van bovenstaande oefening is dat deelnemers zelf kunnen “inbreken” in de presentatie, ze hoeven niet te wachten tot ze uitgenodigd worden.
Een variant op deze oefening maakt hem ook geschikt voor agile retrospectives. Geef alle deelnemers een rode, oranje, en groene bal. Met de oranje bal geeft iemand aan dat hij een probleem of situatie wil bespreken, de facilitator geeft dan het woord. Deelnemers die tijdens het betoog willen reageren kunnen met de rode bal bezwaar maken en met de groene bal aangeven dat ze het voorstel steunen Teveel rode ballen is een signaal, het is dan beter om de discussie te beeindigen omdat er onvoldoende steun voor is in de groep.
Een goed gefaciliteerde discussie helpt om gezamelijk aan een voorstel of idee te werken. Als Angel en Devil advocate kruipen deelnemers in een rol met als doel om het idee te verbeteren. De rode en groene bal kunnen gebruikt worden om aan te geven of je als duivel of als engel wilt bijdragen.
