Ik heb diverse Open Spaces georganiseerd, en ook deelgenomen aan Open Spaces van diverse organisaties. Door te kijken naar de resultaten, heb ik een beeld gevormd wanneer en hoe ze succesvol zijn. En ook gezien wanneer een Open Space minder geschikt is als veranderinstrument. Mijn ervaringen deel ik graag met je in dit artikel, en ik ben benieuwd naar jou ervaringen met Open Spaces?
Hoe ziet een Open Space eruit?
Een Open Space is een soort conferentie of bijeenkomst, maar dan zonder dat vooraf de inhoud van het programma en de sprekers al vast staan. Deelnemers dienen zelf ter plaatse onderwerpen in waarover ze kennis of ervaring willen delen, meer van willen weten, of als ze bv. met een situatie zitten die ze willen bespreken. Die onderwerpen worden in een tijdslot gezet, en er ontstaan groepjes die de onderwerpen bespreken.
Er is één regel/wet: Law of Two Feet, Regel van de 2 voeten. Als je bij een groep bent waar je niets uit kunt halen, noch iets kunt bijdragen, gebruik dan je 2 voeten om naar een andere groep te gaan. Vaak worden in Open Spaces flip charts gebruikt om zaken te noteren uit de groepsdiscussies, en aan het eind plenair terug te koppelen naar alle deelnemers in de open space.
Sterktes van Open Spaces
Enkele van de sterktes van Open Spaces zijn:
- Mensen zijn betrokken bij de groepsdiscussie, door te geven en/of nemen
- Er wordt geen tijd verspilt: Als klaar is voor het einde van tijdslot, stopt de discussie
- Ieders inbreng wordt gehoord, er wordt geluisterd en er wordt wat mee gedaan
- Allen zijn gelijk in de groep, geen hiërarchie, het is een soort zelfsturend team
De kracht van een Open Space is dat mensen vaak heel betrokken raken bij de discussies. Ze brengen hun vakkennis en -ervaring in, en leren van andere deelnemers. Waardoor bv. in no time een sheet vol staat, met bijdrage van vrijwel iedereen uit de discussie. Het resultaat wordt dan ook gedragen door de groep, men voelt zich betrokken bij het resultaat en is vaak trots op datgene wat samen in korte tijd bereikt is.
Sommige onderwerpen vragen meer tijd, andere juist minder. Weliswaar worden (meestal) vaste tijdslots gebruikt, maar door gebruik te maken van de principes “Het begint wanneer het begint” en “Als het voorbij is, is het voorbij” kunnen discussies gestart en gestopt worden naargelang de behoefte. Voor een langere discussie kunnen meerdere tijdslots benut worden, duurt de discussie korter dan kunnen de deelnemers na be-eindiging van de discussie eenvoudig aansluiten bij een andere discussie.
De cultuur van een open space stimuleert mensen om een bijdrage te leveren. Er wordt naar elkaar geluisterd. Soms neemt een van de groepsleden de leiding in de discussie, en bewaakt het proces, maar dat is niet noodzakelijk. Iedereen is gelijk, en de deelnemers vormen een zelfsturend team. Men kan dus ook afspraken maken hoe de discussie gevoerd wordt, wat de belangrijkste conclusies zijn, en hoe de groep het resultaat gaat terugkoppelen naar alle deelnemers van de conferentie.
Hoe maak je er een succes van?
Een Open Space heeft maar 1 wet, de “regel van de 2 voeten”. Die wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat mensen alleen deel aan discussies die voor hun waarde hebben, of waar ze waarde toevoegen. Bij de introductie moet deze wet duidelijk uitgelegd en benadrukt worden. Waar dat niet gebeurd zie ik vaak dat er te weinig gewandeld wordt. Deelnemers blijven beleefd staan bij een discussie, ondanks dat ze niets bijdragen en er ook niets uithalen. Blijkbaar ligt er toch een drempel om afscheid te nemen van de groep. Het kan eenvoudig, door kort de groep te bedanken, en aan te geven dat je naar een andere discussie wilt gaan.
De cultuur en de sfeer van een Open Space hebben een sterke invloed op het resultaat. De deelnemers moeten zich veilig voelen, zodat ze hun ideeën en meningen kunnen inbrengen. De sfeer is vaak informeel en ontspannen, waardoor er nauwelijks een drempel is om deel te nemen.
Bij sommige onderwerpen is het lastiger om de juiste setting te creëren. Ik heb bv. een Open Spaces meegemaakt die bij een reorganisatie werd ingezet om de medewerker te betrekken, en hun ideeën te benutten voor die nieuwe organisatie-inrichting. Veel deelnemers vonden de aanpak van het reorganisatieprojectteam niet transparant, en waren terughoudend om hun mening te geven. Het beeld leefde dat men wel hun input wilde hebben, maar vervolgens achter gesloten deuren ging beslissen wat wel of niet gedaan zou worden, zonder daarin de medewerkers te betrekken. In deze situatie was een Open Space geen geschikt instrument, en werkte het eerder averechts.
De discussie moet ontstaan, om tot een resultaat te komen wat gedragen wordt door alle deelnemers in een groep. Meestal start diegene die het onderwerp heeft opgebracht, en vraagt de deelnemers om een bijdrage of reactie. De deelnemers bedenken samen de oplissingen, als een soort co-creatie gebaseerd op kennis en ervaring. Voor mij hoeft het niet noodzakelijkerwijs de beste oplossing te zijn (alhoewel dat vaak wel ontstaat vanuit de bijdrage van alle deelnemers), belangrijker is dat het resultaat gedragen wordt door de groep. Effect = kwaliteit van de oplossing * acceptatie door de groep.
Jouw ervaringen met Open Spaces?
Tot zover enkele van mijn ervaringen met Open Spaces. Heb je Open Spaces georganiseerd, of eraan deelgenomen? Hoe heb je het ervaren? Ik ben benieuwd naar je reacties! Deel ze met de lezers van deze website.
