Open Spaces, je hoort en ziet ze steeds meer. Bv. bij Agile en Lean conferenties, om ervaringen uit te wisselen en relevante onderwerpen te bespreken. Bedrijven passen Open Spaces toe, bv. voor kennisdeling, als een vorm van zelforganisatie, en om medewerkers actief te betrekken bij veranderingstrajecten. In dit artikel beschrijf ik de Open Space Technologie, en laat zien hoe je het kunt benutten om veranderingen sneller en effectiever te implementeren.
Wat is Open Space?
Een Open Space is een soort conferentie of bijeenkomst, maar dan zonder dat vooraf de inhoud van het programma en de sprekers al vast staan. Er zijn open tijdslots, en deelnemers dienen zelf ter plaatse onderwerpen in waarover ze kennis of ervaring willen delen, meer van willen weten, of als ze bv. met een situatie zitten die ze willen bespreken. Als je een onderwerp wilt inbrengen, schrijf het op een blaadje, benoem het, en geeft een “elevator pitch” om deelnemers te interesseren. Daarna plaats je het in de “market place”, de verzamelplaats van alle onderwerpen. Vanuit de “market place” wordt het tijdschema gevuld, gebaseerd op de interesses en voorkeuren van de deelnemers. Et voila: Het conferentieprogramma staat er!
En dan ontstaat het. Mensen komen bij elkaar om de onderwerpen te bespreken in groepjes. Soms is een groepje maar klein (kan 2 of 3 personen zijn), en soms wordt het druk. Een enkele keer komt er niemand op een bepaald onderwerp af, dan sta je even alleen. Maar geen nood, er zijn voldoende groepjes, dus als er niemand komt dan kun je je zo aansluiten bij een andere, voor jou ook interessante discussie.
Er is één regel/wet: Law of Two Feet, Regel van de 2 voeten. Die zegt dat als je bij een groep bent waar je niets uit kunt halen, noch iets kunt bijdragen, gebruik dan je 2 voeten om naar een andere groep te gaan. Ofwel, verspil geen tijd van jezelf (en van anderen), neem alleen deel aan discussies die voor jou waarde hebben, of waar je waarde kunt toevoegen!
Verder zijn er 4 principes:
- De deelnemers zijn de juiste personen
- Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
- Het begint wanneer het begint
- Als het voorbij is, is het voorbij
De groepjes beslissen zelf hoe de discussie gevoerd wordt, er is geen voorgeschreven formaat of vorm. Vaak worden in Open Spaces flip chart gebruikt om zaken te noteren uit de groepsdiscussies. Dat kunnen steekwoorden zijn, conclusies, mindmaps, een plaatje/schets, you name it. De flip chart ondersteunt de discussie, en kan gebruikt worden om na alle groepsdiscussies aan het eind plenair terug te koppelen naar alle deelnemers in de open space.
That’s it! Klinkt eenvoudig, en dat is het ook. Mocht je nog wat meer willen weten, zie dan Openspaceworld, en de Open Space User Guide. De techniek Open Spaces is niet nieuw, alhoewel nog verbazingwekkend weinig mensen hem kennen. Bij het netwerk AgileOverheid, wat vanaf het begin Open Spaces gebruikt om kennis te delen, zijn er elke keer weer diverse deelnemers die het nog nooit meegemaakt hebben. Wat je dan wel vaak ziet is dat ze het heel snel oppikken, zeker als ze zelf een onderwerp inbrengen en daarmee direct ervaren wat het is, en wat het hun oplevert.
Open Spaces als veranderinstrument
Ik heb Open Spaces toegepast om groepen in beweging te krijgen, en bottom up verandering te implementeren. Onderwerpen gerelateerd aan een bepaald (verander)thema worden door de deelnemers opgebracht en besproken. Medewerkers hebben de gelegenheid om hun zorgen uit te spreken, maar (juist!) ook om kansen die ze zien te benoemen en te delen met de andere deelnemers. Het sociale aspect van de groepjes zorgt ervoor dat onderwerpen die door meerdere mensen belangrijk worden gevonden zichtbaar boven komen, daar staan immers de meeste mensen. Maar ook kleine groepjes, waar bv. heftige discussies worden gevoerd zijn interessant, om te kijken waar mensen mee worstelen.
Als verandermanager volg je het proces, en kijkt welke onderwerpen besproken worden. Dat geeft je veel informatie die bruikbaar is voor de invoering. En volop gelegenheid om met de mensen in contact te komen over de verandering. Dit kan de betrokkenheid bij verandering aanzienlijk vergroten! Ook helpt het medewerkers om een beter beeld te krijgen waar ze nu staan, en wat hun sterktes zijn die ze kunnen benutten om een volgende stap te zetten in een verbetertraject.
Toepassing als veranderinstrument gebeurd nog weinig, terwijl daar wel een kracht ligt van dit mechanisme. Mensen participeren in de discussies, worden betrokken, en krijgen (en benutten) de ruimte om over de verandering na te denken. Wat betekent het voor het bedrijf, en wat voor mij en mijn collega’s? Wat kan het opleveren? Hoe kunnen we de verandering eigen maken? Waar kan het mis gaan, en wat kunnen we daaraan doen? Allemaal zaken die tijdens zo’n Open Space bovenkomen, en wat het veranderteam helpt om de organisatie in beweging te krijgen en te begeleiden in de benodigde veranderingen.
Rijnlands Denken: De mens centraal
Open Spaces passen binnen het Rijnlands Denken. Ze gaan uit van de vakkundigheid van de medewerkers, collectieve kracht en co-creatie van kennis en ervaring om tot resultaten te komen die gedragen worden. Wie het weet, mag het zeggen in een Open Space, en de groep vertrekt van wat er nu is om te kijken welke stappen direct gezet kunnen worden. De waarde van een Open Space zit hem in de interactie, de samenwerking, een win-win-win situatie te schetsen en die vervolgens te implementeren.
