Blog

Agile verandertrajecten worden veelal top down uitgevoerd in organisaties. Zulke trajecten kosten veel tijd en energie van het management en de medewerkers, duren lang, en leveren vaak niet de verwachte voordelen op: de organisatie wordt er niet echt agile van. Een bottom up aanpak, gedreven vanuit de medewerkers, kan ervoor zorgen dat een organisatie sneller en blijvend zijn agility verhoogt. 

Ik hoor regelmatig verhalen van veelal grotere organisaties die problemen ondervinden met hun Agile “transitie”. Ze maken een plan voor de transitie en stellen een doel: Eind dit jaar is de hele organisatie agile. Iedereen in de organisatie wordt getraind, veelal in Scrum omdat dat voor veel organisaties synoniem is voor agile. Ze definiëren teams met Scrum masters en dan zou het allemaal moeten gaan gebeuren.

Agile afdwingen werkt niet

Vervolgens lukt het in de praktijk niet om de mensen “agile te laten werken”. Wat niet vreemd is gegeven de aanpak die gevolgd is. Een top down, plan gedreven aanpak, waarin het management de medewerkers een vooraf vastgelegde agile werkwijze oplegt past niet bij een agile mindset.

De meest voorkomende problemen bij een top-down aanpak zijn:

• Het is onduidelijk voor de medewerkers waarom er volgens agile gewerkt moet worden. Wat moet het opleveren, waarom doen we dit?
• Er wordt teveel aandacht gegeven aan de “wat”, veel detail over hoe er gewerkt moet worden wordt. Men probeert de bestaande processen te vervangen door agile processen.
• Er is onduidelijkheid over wat “agile” is? Bijvoorbeeld door tegenstrijdige informatie over zelfsturende teams, die vervolgens geen ruimte krijgen om hun eigen weg gegaan en te beslissen hoe ze hun werk willen doen.
• Traditionele organisatie mechanismen en regels werken blokkerend. Bijvoorbeeld jaarlijkse evaluaties, persoonlijke doelen voor managers, silo’s in de organisatie en gebrek aan samenwerking tussen afdelingen en lange beslistijden.

Een ander nadeel van een top down aanpak voor agile in grote complexe organisaties is dat er veel tijd nodig is voordat er een goedkeuring wordt gegeven en het veranderproject daadwerkelijk kan starten. Tot die tijd verandert er niets, en blijven de problemen bestaan in de organisatie. Vaak verergeren ze ook nog.

Agile worden met een agile aanpak

Bij een bottom up veranderaanpak start je bij de medewerkers. Je gaat uit van wat er is om vervolgens in kleine stapjes verbeteringen door te voeren. Omdat je je medewerkers centraal stelt is de kans dat ze veranderen groter dan bij top down trajecten, waar de verandering vaak als opgelegd ervaren worden. Er is minder weerstand en sneller resultaat. Het is een agile manier om agile te worden.

Een bottom up aanpak vertoond overeenkomsten met een kanban manier van veranderen. Je vertrekt immers bewust vanuit het huidige. De focus ligt niet op het doel maar  de weg er naar toe, de reis naar agility.

Er is volop ervaring met een bottom up aanpak voor agile. Zie o.a.:

• Open Agile Adoption Explained door Daniel Mezick
• Mijn interviews met Yuval Yeret over Kickstart Agile the Kanban Way en Using Kanban fort Agile Adoption
• Your Agile Transformation Needs to Start with a Quiet Phase door Elena Yatzeck
• Bottom-Up? Top-Down? Optimize the Whole? – The Importance of Perspective door Al Shalloway
• Bottom-up implementation and top-down intent door Andrew Fuqua

Kenmerken van een bottom up aanpak voor agile zijn.

• Het is duidelijk waarom de organisatie agile wil worden. De bijdrage die het aan de business, stakeholders en klanten levert is inzichtelijk en wordt regelmatig gemeten en geëvalueerd.
• Managers ondersteunen de verandering. Ze creëren mogelijkheden, halen barrières en blokkades weg en helpen medewerkers op hun verzoek.
• Medewerkers en teams veranderen in hun eigen tempo. Ze kiezen zelf welke agile practices ze doen en hoe ze die doen. Ze evalueren hun werkwijze frequent, bijvoorbeeld met agile retrospectives, en nemen actie om hun werk continu beter te doen.
• Er ontstaat een cultuur waarin leren en verbeteren centraal staat. Fouten maken is niet erg, dingen die goed gaan worden gevierd.

Om veranderingen te borgen is een bottom up aanpak zeer geschikt. De verandering wordt immers door de medewerkers zelf uit vrije wil gedaan en daarmee ook geinternaliseerd. Dat geeft duurzame, blijvende verandering.

Bottom up agile worden werkt!

Mijn advies aan organisaties die hun agility willen vergroten is om dat met een agile mindset te doen en voor de verandering een agile werkwijze te gebruiken. Bottom up, vanuit de medewerkers veranderen. Dan werkt Agile wel!