De gastblog van Christophe Vroom beschrijft wat eHRM kan betekenen voor medewerkers, en geeft enkele aandachtspunten voor de implementatie van eHRM.
Veiligheid binnen een organisatie kan vanuit verschillende perspectieven worden beschouwd. Bijvoorbeeld door goed gebruik van brillen en oordopjes. Maar een ongestructureerd proces, gedreven door willekeur en vage afspraken schept ook een onveilige situatie voor een medewerker. Uit medewerkertevredenheid onderzoeken blijkt hoe belangrijk dit gegeven is. Graag kijk ik met je naar de mogelijkheden die eHRM biedt met betrekking tot het verhogen van de veiligheid binnen jouw organisatie.
De goede relatie met de leidinggevende, openheid over carrièrekansen, afspraak = afspraak: het lijkt allemaal vanzelfsprekend maar het ontbreken daarvan blijkt telkens weer de grote dissatisfier te zijn en een belangrijke reden voor vertrek.
Als je bij die leidinggevende je verlof aanvraagt, moet je maar afwachten wanneer je een reactie krijgt. Ja, vervelend is datmaar bij de beoordelingscyclus wet je helemaal niet meer waar je aan toe bent!
Organisaties zijn nu volop bezig met het invoeren van manager- en medewerkerportals. Digitale omgevingen voor informatie (bijvoorbeeld: de digitale salarisstrook) en het opstarten van processen (bijvoorbeeld: je verhuizing doorgeven). Dit wordt samengevat onder de term: eHRM.
Een goed eHRM systeem dwingt de leidinggevende om in een structuur te werken die hij niet zelf heeft gedefinieerd maar door de organisatie is bepaald. De procesgang is voor eenieder duidelijk. Dus de medewerker weet welke reactietijd hij kan verwachten bij het indienen van, bijvoorbeeld, een verlofaanvraag.
Voor de manager die wat zwakker opereert binnen het HR domein heeft eHRM nogal wat consequenties. Zijn handelen, of juist het nalaten hiervan wordt volledig zichtbaar. En omdat processen geacht worden digitaal te lopen, komt daar bij dat hij afscheid moet nemen van zijn administratieve sidekicks. Let nu op: dit kan de basis zijn voor een mislukte implementatie. Natuurlijk werkt het nieuwe systeem in zijn ogen niet lekker. Want laten we eerlijk zijn: vergeleken met ergens binnenlopen en iets roepen, is ieder systeem ongebruikersvriendelijk.
Samenvattend kunnen een aantal zaken worden gesteld:
- Bij het bepalen van de voordelen van een eHRM traject dien je het onderwerp: veiligheid zeker onder de loep te nemen. Input vind je bijvoorbeeld in het laatste medewerker tevredenheidonderzoek.
- Bij het bepalen van rendement van een eHRM traject kan worden gekeken naar verloopcijfers. Als spanning en conflict een onderdeel is van de oorzaak van dit cijfer, is het nuttig om te berekenen wat er verdient wordt als dit cijfer wordt terug gedrongen.
- Als binnen jouw organisatie het verbeteren van de procesgang een absolute noodzaak is, dan kun je rekening houden met weerstand bij het invoeren.
Voor de wiskundigen onder ons: Dat laatste argument kan in een formule worden vervat:
Het voordeel van een eHRM systeem is omgekeerd evenredig aan de weerstand die de implementatie oproept.
Tegen deze achtergrond is de daadkracht van het bestuur een doorslaggevende factor die een implementatie tot een succes maken
Een ICT manager met veel levenservaring legde mij eens haarfijn uit waarom eHRM binnen zijn organisatie niet ging vliegen. `Ik heb tot 3 maal toe getracht om de digitale agenda ingevoerd te krijgen. Als het implementatieplan bij de directie lag, kwamen de lijnmanagers in opstand. Zij wilden hun ambulante mensen niet dwingen om bij thuiskomst nog eens de PC op te laten starten om de agenda bij te werken. (geld om iedereen aan de tablet te helpen was niet beschikbaar). Tja zei de directie:” in het kader van integraal management kan ik niet dwingen”
Ik werd uitgenodigd bij de directie bij aanvang van de implementatie van een eHRM traject. “Welke projectrisico´s zie je.” “Kan ik bij je binnenlopen met een probleem? Mooi, dan zie ik geen projectrisico’s”
Een must bij het implementeren is commitment van de directie. Je moet precies met ze afstemmen wat je wilt bereiken en de directie doen realiseren dat de implementatie alleen lukt als zij achter je blijven staan. Want weerstand gaat altijd naar boven..
Een tweede element die in dit kader van belang is, is geven en nemen. Dat moet de volgorde zijn van implementatie. Rekening houdend met weerstand vanuit het management moet je beginnen met geven: het zichtbaar maken van basale informatie. Wanneer daarna de nieuwe werkwijze wordt ingevoerd, laat je dit, liefst direct, vergezeld gaan met aanvullende informatie.
Over de auteur:
Dit artikel is geschreven door Christophe Vroom. Christophe Vroom is eigenaar van HR on the Move. Je kunt hem verder vinden op Google + of op Slideshare.
