Via twitter kwam in contact met Johan Roels. In zijn boek Cruciale Dialogen herken ik veel dingen vanuit mijn ervaring met continue verbetering in organisaties. Het vlindermodel wat Johan heeft gedefinieerd in zijn boek verbindt communicatie met waardering om oplossingen voor problemen te zoeken en die vervolgens effectief te implementeren.
Cruciale dialogen hebben als kenmerken dat er een probleem is waarbij de betrokkenen verschillende inzichten hebben en belang hebben bij de uitkomst van het gesprek waardoor de emoties oplaaien. Dit soort dialogen komen in de praktijk volop voor en het is belangrijk om daar op een effectieve manier met respect voor de betrokkenen mee om te gaan.
Duurzaam verbeteren
De cruciale dialogen methodiek omvat 4 fasen: Communicatie, appreciatie, imaginatie en transformatie. Deze fasen passen prima bij continue verbetering gebaseerd op blijvende, duurzame verandering.
In iedere fase zijn er basiscondities: uitgangspunten waardoor het model “werkt”. Bijvoorbeeld in de fase communicatie is dat vertrouwen en openheid. Deze basiscondities zijn voor mij de kracht van het model, vergelijkbaar met de waarden van het agile manifesto.
Iedere fase heeft ook vier vaardigheden: Gereedschappen die je in de fase kunt gebruiken. Voor de fase imaginatie zijn dat: herkaderen van de realiteit, gebruik van analogieën, gebruik van metaforen en 4 plussen en een wens.
Samen zorgen de fasen, basiscondities en vaardigheden ervoor dat het vlindermodel een krachtig model is, wat je in de dagelijkse praktijk kunt gebruiken om samenwerking effectief en blijvend te verbeteren.
Vertrouwen en openheid zijn cruciaal voor samenwerking tussen mensen
Communicatie gebaseerd op vertrouwen, openheid en respect is cruciaal als mensen samen iets willen doen. Dat geldt zowel privé als zakelijk. Ik heb dit zelf ervaren met het schrijven van het boek Getting Value out of Agile Retrospectives met Luis Gonçalves:
Ik leerde Luis kennen via sociale media waar we open en eerlijk onze ideeën en ervaringen deelde en met elkaar van gedachten wisselde over continue verbetering.
Uit de discussies bleek dat onze mindset “overlapte”, ik ontdekte een synergie met Luis in hoe je mensen kunt helpen om te reflecteren en verbeteren en hoe je problemen aan kunt pakken.
Dat bleek voldoende basis te geven om samen een boek te gaan schrijven, ondanks dat we elkaar niet face 2 face gezien hadden. De eerste keer dat wel elkaar zagen was 3 maanden nadat ons boek gepubliceerd was.
Wat mij vooral aanspreekt in het boek is de basis die gelegd wordt voor open communicatie en de appreciatie, het positief interpreteren en waarderend begrijpen om tot een gedeeld beeld van de huidige situatie te komen. Een positieve houding vind ik belangrijk om om tot oplossingen te komen. Dit sluit aan op de prime directive die in retrospectives gebruikt wordt.
Cruciale dialogen helpen om de waarheid onder ogen te zien. Dat kan confronterend zijn, maar is wel nodig om problemen daadwerkelijk aan te pakken en ze blijvend op te lossen, continue verbetering!
Agile Retrospectives met het vlindermodel
De materie die beschreven wordt in het boek en de inzichten zijn heel waardevol. Ik pas het gedachtegoed o.a. toe in agile retrospectives. Het vlindermodel gebruik ik bijvoorbeeld in een team setting om te reflecteren op de werkwijze van individuele teamleden en op hun samenwerking.
In een retrospective gebruikt een team de kernvraag om een bepaald aspect of onderdeel aan te pakken of om het probleem wat men wil oplossen te benoemen. Het formuleren in de vorm van een vraag maakt energie los, en stimuleert om het aan te gaan pakken.
De vier fasen bevatten alle onderdelen die teams helpen om tot een of meerdere afspraken te komen over hun werkwijze en acties te definiëren voor wat ze in de toekomst anders willen gaan doen.
- Communicatie: Feiten en gevoelens die een beeld geven van wat er in de afgelopen iteratie gebeurd is.
- Appreciatie: Positieve interpretatie om tot een gedeeld beeld te komen van waar het team nu staat.
- Imaginatie: Samenvoegen van creatieve ideeën en beslissen wat je anders gaat doen.
- Transformatie: Uitvoering van de acties, daadwerkelijk verbeteren.
Tijdens de appreciatie is de veelzijdigheid een sterkte. Multidisciplinaire teams zijn van nature divers, de kracht is de inzichten van diverse teamleden te begrijpen en te combineren tot een team sterkte die meer is dan de som der delen. Omgaan met onzekerheid is cruciaal om dit te laten slagen.
Opmerking: Dit artikel is gepubliceerd op 2 december 2015 en aangepast op 28 april 2017 met mijn ervaringen met cruciale dialogen in o.a. retrospectives en workshops.
