Agile veranderen: Prioriteren en flexibel inspelen op kansen

Een agile veranderaarpak helpt je om in kleine stapjes te verbeteren, waarbij je prioriteiten gebruikt om die veranderingen te doen die het meeste opleveren en onderweg kansen grijpt om je impact te vergroten. Het manifest voor agile veranderen helpt organisaties om hun agility te verhogen: Blijvende verbetering van de resultaten, tevreden klanten, en blije medewerkers.

Het vierde principe van het manifest voor agile veranderen zegt:

Prioriteren en flexibel inspelen op kansen over budgetteren en veranderplannen uitvoeren.

Veranderingen laten zich niet plannen. Het gaat om gedragsverandering, in kleine stapjes dingen anders gaan doen en ontdekken wat werkt en wat niet. Ook budgetteren heeft weinig zin, het is lastig om een business case te maken voor een grote complexe verandering want je weet vooraf niet wat er gaat gebeuren en wanneer.

Mijn advies is daarom om maximale flexibiliteit te creëren in het verandertraject waardoor je kunt inspelen op kansen. Prioriteer om ervoor te zorgen dat je steeds die veranderingen implementeert die naar verwachting de meeste waarde op zullen leveren.

Uit de praktijk

Bij een IT organisatie van 300+ medewerkers heb ik een verandering uitgevoerd. Bij de start van het verandertraject vroeg de opdrachtgever om een veranderplan. Het ging om een verandering in een complexe organisatie, vooraf alles in detail uitwerken was simpelweg onmogelijk en zou ook niet effectief zijn. Het projectbureau wilde graag een plan wat ze konden reviewen en goedkeuren, bij voorkeur gebaseerd op Prince 2. Ok, doen we.

Ik maakte een draft van mijn plan, gebaseerd op de template voor projectspecificaties. Enkele hoofdstukken werkte ik uit, in andere beschreef ik puntsgewijs de inhoud. Dit document gaf ik vervolgens aan het projectbureau voor feedback.

Tijdens het reviewen kwamen de discussies los. Sommige lezers wilde meer details over wat ik ging doen, terwijl anderen de voorkeur gaven aan de beschrijving van het verwachte resultaat die ik gemaakt had. Bewaking van tijd en budget bleek irrelevant, de einddatum van de opdracht werd bepaald door de duur van mijn contract en ik was de enige medewerker in het project.

Flexibel inspelen op kansen

Na overleg waren we het erover eens dat flexibiliteit en in kunnen spelen op kansen belangrijker waren dan een gedetailleerd plan met een budget. Ik was ingehuurd voor een bepaalde tijd waarbinnen de veranderingen moesten gebeuren, dus de einddatum stond vast. Fixed budget en time; resultaat was de variabele die gemaximaliseerd moest worden.

Omdat het een veranderproject was konden de processen die de organisatie had voor software ontwikkeling niet gebruikt worden. In plaats daarvan stelde ik een Kanban-achtige aanpak voor, waarin het aantal veranderingen waaraan gewerkt werd beperkt werd gehouden. Voordat een nieuwe verandering kon starten moest een lopende verandering afgerond of gestopt worden. Stop starting, start stopping!

Een projectplan van enkele A4tjes was voldoende. Met daarin de doelen en eerste versie van de backlog met veranderacties, aanpak, en stakeholders als belangrijkste informatie. Een agile veranderplan!

Er was geen goedkeuring nodig van het senior management, een akkoord van de opdrachtgever en het projectbureau was voldoende. De opdrachtgever had met het plan voldoende inzicht in wat ging komen en volop mogelijkheden om gedurende het traject bij te sturen. Het plan voldeed aan de eisen van het projectbureau dus ook die gingen akkoord.

Prioriteren

Budgetteren speelde nauwelijks een rol, aangezien de veranderingen geleidelijk aan tijdens de dagelijkse werkzaamheden doorgevoerd moesten worden. Er was eigenlijk enkel projectbudget nodig voor mijn eigen uren. In het projectplan heb ik wel de afspraak opgenomen dat ik van de betrokken medewerkers tijd mag vragen, maar dat was zo beperkt dat daarvoor geen apart budget en urenregistratie nodig.
In plaats van een gedetailleerd tijdsplan was er een lijst met prioriteiten met de afspraak om iedere twee weken de voortgang te reviewen en de lijst bij te werken. Inderdaad, een soort product demo en planning game. Om de twee maanden was er een uitgebreidere evaluatie waarin we ook keken naar de werkwijze. Een soort retrospective dus.

Ik rapporteerde twee wekelijkse aan mijn opdrachtgever. Dáárdoor was het ook mogelijk om snel te schakelen, in te spelen op kansen en problemen binnen het team en tussen het team en de stakeholders effectief aan te pakken.

Het verandertrajecten was succesvol, mede door de continue focus op de prioriteiten en het flexibel inspelen op kansen die langs kwamen. Dat ging prima samen, als we onderweg iets tegen kwamen waar we meer aan zouden hebben dan paste we de prioriteit aan en pakte we de kans om het te doen.

Agile veranderen

Mijn visie en werkwijze in organisatieverandering heb ik samengevat in een manifest voor agile veranderen. De vier waarden helpen om effectief te verbeteren.

De waarden van mijn Manifest voor Agile Veranderen zijn:

  • Betrekken van professionals en ruimte geven voor ideeën over standaardisatie en voorschrijven van werkprocessen
  • Stapsgewijze evolutionaire verbetering van binnen uit over top down opleggen van veranderingen.
  • Resultaatgericht en intensief samenwerken over directieve doelen met “command & control” management.
  • Prioritiseren en flexibel inspelen op kansen over budgetteren en veranderplannen uitvoeren.

De waarden aan de rechterkant van bovenstaande statements zijn en blijven belangrijk, maar ik geef meer aandacht aan de waarden aan de linkerkant. Ik geef de voorkeur aan het in kaart brengen van de bestaande werkprocessen met de medewerkers en samen werken aan verbetering mbv retrospectives in plaats van organisatiebreede uitrol van Scrum met standaard trainingen. En werk ik liever met een veranderbacklog waarin de prioriteiten eenvoudig aan te passen zijn dan met een gedetailleerd plan.

Dit is het 4e en laatste artikel in de serie Agile Veranderen gebaseerd op het manifest voor agile veranderen. Eerder gepubliceerd:

 

Share this Experience
  • 22
    Gedeeld

Ben Linders

I help organizations with effective software development and management practices. Active member of several networks on Agile, Lean and Quality, and a frequent speaker and writer.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

×
×

Winkelmand