5* waarom is een techniek om de grondoorzaken van een probleem te vinden. Door deze grondoorzaken aan te pakken kun je voorkomen dat vergelijkbare problemen in de toekomst optreden.
De 5x waarom (5 times why) pas ik o.a. toe in Root Cause Analysis of in Agile Retrospectives, waarbij je met de betrokkenen een probleem analyseert Dat kan een fout zijn in een product, een verstoring van een project, of een repeterend probleem.
Wat het ook is, het probleem is iets wat je niet meer wilt dat het gebeurd. Je zoekt naar de grondoorzaken (root causes) om het probleem structureel aan te pakken.
Hoe doe je 5* waarom
Zoals de naam van deze techniek al suggereert, bij 5* waarom gaat het om het herhaaldelijk stellen van de “waarom” vraag. Het gaat erom dat je met het stellen van de vragen oorzaken en gevolgen in kaart brengt. Om dat te visualiseren maak ik een oorzaak-gevolg (cause-effect) diagram:
Bij het doorvragen is mijn ervaring dat het aantal keer dat je het vraagt sterk kan variëren. Soms kom je na 2 of 3 keer vragen bij een grondoorzaak. Of je merkt na enkele keren vragen in een bepaalde richting dat je daar niet verder komt, en beter kunt stoppen.
Ik maak ook regelmatig mee dat je in een soort flow komt met de betrokkenen, waarin je met doorvragen het ware probleem blootlegt, en dan kan het wel eens 10 keer vragen worden, of meer.
Ik speel vaak ook met de vraagstelling, om irritatie te voorkomen, bijvoorbeeld door een vraag meer gericht te formuleren (niet suggestief!), of andere woorden te gebruiken. En soms helpt een procesopmerking, bv. “zullen we dit pad verder onderzoeken?”, om de betrokken te stimuleren om er dieper in te duiken.
Mijn booklet Tools for Root Cause Analysis geeft je de hulpmiddelen om grondoorzaken in kaart te brengen en aan te pakken.
Tools for Root Cause Analysis (ebook)
How to effectively analyze problems to identify the main causes that have led to them, and to initiate actions to prevent similar problems from occurring in the future.
Over the years, I’ve been asked many times for a hands-on solution to do Root Cause Analysis (RCA). I have described a process and a checklist to help organizations that want to start with it, and I’m providing a report with an example. Together they form this mini booklet.
Tools for Root Cause Analysis (ebook)Meerdere grondoorzaken
Het komt vrijwel nooit voor dat er maar 1 grondoorzaak is. Het zijn er eigenlijk altijd meer, en ze zijn vaak aan elkaar gerelateerd.
Soms gaat het mis door een combinatie van oorzaken: Als en A en B en C gebeuren, dan geeft dat een probleem. Dat kan zijn omdat de oorzaken (vrijwel) tegelijk optreden, of omdat A in combinatie met B tot iets leidt, wat in combinatie met C tot een probleem leidt.
Het kan ook zijn dat er meerdere grondoorzaken zijn die onafhankelijk van elkaar bij hebben gedragen aan het probleem. Als je dan 1 grondoorzaak aanpak, heb je nog steeds kans dat het probleem optreed.
Mijn advies: Stop niet met 5* waarom bij het vinden van de eerste grondoorzaak maar ga door tot je inzicht hebt in de belangrijkste oorzaken.
Hoe diep ga je?
Met 5* waarom zoek je naar de diepere oorzaken van problemen. Je gaat door tot je grondoorzaken (root causes) te pakken hebt. Maar hoe weet je dat je er bent, hoe diep moet je gaan en hoe voorkom je dat je nodeloos doorgaat?
Een signaal dat je in de buurt komt van een of meerdere grondoorzaken is als het stil wordt na enkele keren doorvragen. Je komt dan op een gebied waar de probleemhebbers mee worstelen, waar ze het (nog) niet over hebben, waar gevoeligheden liggen. 5* waarom is dan een effectieve manier om zoiets bespreekbaar te maken.
Een andere aanwijzing dat je bij een grondoorzaak bent aangekomen heeft te maken met het soort oorzaak. Grondoorzaken hebben vrijwel altijd te maken met “zachte” dingen, zoals kennis en ervaring, communicatie, samenwerking, etc. Een proces of een tool is geen grondoorzaak, de problemen zitten meestal in het gebruik ervan.
5* waarom: Gewoon doen
Met 5* waarom kun je de grondoorzaken van een probleem vinden en aanpakken om te voorkomen dat vergelijkbare problemen in de toekomst optreden. Een krachtige techniek die ik vanuit mijn ervaring aanbeveel!
