Continue verbeteren met Agile

Steeds meer organisaties gebruiken Agile voor het software ontwikkeling en onderhoud. De Agile principes zijn echter ook prima toepasbaar voor verandertrajecten. Met een Agile Backlog kun je een verandering sturen, en de Sprints, Demo en Retrospective geven feedback waarmee je  veranderingen sneller en effectiever kunt implementeren; Agile veranderen! Laten we eens naar enkele voorbeelden uit de praktijk kijken.

Minder Processen, Betere Ondersteuning

Bij een multinational was behoefte om de aansluiting tussen verschillende processen die wereldwijd werden gebruikt te verbeteren, en het aantal procesvarianten te verminderen. Doel was om de R&D organisaties te ondersteunen in toepassing van de processen, en een hogere flexibiliteit tav waar werkzaamheden uitgevoerd worden. Het veranderteam bestond uit Process Experts van diverse R&D centra, een “dispersed” team met leden uit verschillende continenten. Tijdens de opstart en ook gedurende de uitvoering van het veranderproject kwam het team enkele keren bijeen, maar de teamleden werkten verder voornamelijk in hun eigen R&D centra. Er was behoefte aan een efficiënte manier van samenwerken, om voldoende snelheid te hebben tijdens de verandering, en aan frequente feedback van zowel de opdrachtgever als teamleden om het veranderproject te besturen en aan te passen aan nieuwe inzichten en lopende veranderingen in de organisatie.

Agile, gebruik makend van Scrum, bleek voor dit team zeer bruikbaar om samen te werken. Met de opdrachtgever werden User Stories gedefinieerd, b.v. presentaties, teksten, en interventies die samen met de managers uit de R&D centra uitgevoerd werden om de veranderingen gestalte te geven. De opdrachtgever prioritiseerde de User Stories in de Planning Game en stuurde daarmee het verandertraject. Door de Agile aanpak kon ingespeeld worden op kansen in de organisatie, b.v. town meetings, werkconferenties of andere gelegenheden waarin managers en/of medewerkers bijeen kwamen. Dat maakte de veranderingen beter aansloten bij het dagelijks werk, en daardoor sneller opgepakt werden.

Als team gebruikte we een wiki om alle informatie en producten real-time te delen, de status van het project was 24/7 up to date en zichtbaar voor iedereen. Ieder Agile teamlid pakte een taak als hij/zij een bijdrage kon leveren, publiceerde het resultaat op de wiki, en daar werd het gereviewed, aanpast, en continu verbeterd tot de kwaliteit voldoende was (lees: het product voldeed aan de Acceptatie Criteria). De Sprint Demo was een on-line conferentie, waarin de producten uit de User Stories werden gepresenteerd naar de stuurgroep van het veranderproject. Uiteraard hadden we iedere Sprint een Retrospective, waarin we onze werkwijze evalueerde en continue verbeterde. De Defintion of Done was de Golden Rules for Agile Process Improvement, onze toepassing van Agile, EVO, Open SpaceOplossingsgericht Werken, en Retrospectives.

Wat leverde de Agile werkwijze op? Door de intensieve manier van samenwerken was de productiviteit hoog, alsmede de kwaliteit van de producten. Teamleden stimuleerden elkaar om snel te reageren en vanuit de eigen kennis en ervaring bij te dragen, en te benutten wat al beschikbaar was in de diverse R&D centra (process re-use). Door het werken in Sprints ging de implementatie van de veranderingen sneller, na enkele Sprints kon het veranderteam samen met de managers in de R&D centra al aan de slag met de implementatie. De feedback van de R&D centra uit de Demo en implementatie werd meegenomen  en het verandertraject werd continu bijgestuurd om maximaal bij te dragen aan de operationele activiteiten, met als gevolg betere interventies die minder weerstand gaven en meer betrokken medewerkers.

Het kwam voor dat een teamlid, vanwege andere werkzaamheden, 1 of enkele Sprints geen tijd had voor het project. Vaak was dat aan het begin van de Sprint bekend, en  namen we dat mee in je beschikbare capaciteit in de Planning Game. De Stand-up by phone was even wennen, en duurde in het begin te lang, maar is door de scrummaster goed begeleid, waardoor we uiteindelijk aan 2 keer per week 15 minuten genoeg hadden We hadden immers all informatie on-line, zichtbaar voor iedereen! Waar de Agile werkwijze niet direct wat toevoegde was in het combineren van verschillende procesvarianten tot 1 beschrijving. Daar zijn bestaande werkwijzen, met b.v. mindmaps, presentaties, documenten en process baselines benut om processen op elkaar af te stemmen.

De ultieme test van het veranderproject was een reorganisatie van de business unit, waarbij de helft van de stuurgroep vervangen werd. De Backlog bleek een prima hulpmiddel om de nieuwe stuurgroepleden te informeren over het verandertraject, en om de prioriteiten bij te stellen. De behoeften van de nieuwe stuurgroepen werden in de eerstvolgende Sprint meegenomen, het verandertraject kon meteen door!

In het team werd Agile werken als zeer positief ervaren. Teamleden leverden vanuit hun eigen discipline en ervaring een bijdrage, en de snelle feedback van collega’s hielp hen om producten te leveren waar ze trots op konden zijn. Dat ze die producten vervolgens samen met de lijnmanagers gebruikten om de veranderingen te implementeren maakte duidelijk dat de producten waarde hebben voor de organisatie. De Retrospectives waren productief, geen klaagsessies maar verbeterpunten die in de volgende Sprint meteen werden toegepast door het team.

Een leuke spin-off van de Agile werkwijze als veranderteam was dat het de R&D centra hielp bij het invoeren van Agile in de ontwikkelteams. Diverse proces experts hadden nog weinig tot geen ervaring met Agile en Scrum. In het veranderproject ervaarden ze wat het is om Agile te werken, en dat hielp hen bij het ondersteunen van de implementatie van Agile in hun eigen organisatie. Ze begrepen veel beter wat de verandering betekende, wat de voordelen van Agile zijn, en hoe Agile effectief ingebed en geborgd kon worden in de organisatie. Ervaren, zo bleek, was het ware leren!

Uit eigen keuken: Agile ontwikkelen van trainingen

In het samenwerkingsverband veranderproject.nl geef ik trainingen over projectmatig veranderen, met daarin aandacht voor de menselijk maat in veranderen. Een recente training is Verander Agile!, over het gebruiken van Agile practices voor continue verbetering. Het docententeam van veranderproject.nl werkt zelf uiteraard ook Agile. De cursus architectuur en de roadmap geven de richting aan voor het team. Iedere Sprint levert een bijdrage aan de leergang verandermanagement, en draagt bij aan de ondersteuning van onze (oud)cursisten dmv blogs en discussie in het LinkedIn forum veranderproject. We gebruiken de Demo om cursusmateriaal uit te proberen binnen het team, en in een Retrospective evalueren we onze manier van werken. Onze Backlog en Taskboard staat in trello, en worknets is onze werkomgeving voor de producten, en de communicatie en afstemming in het team. Naast telefoonconferenties werken we ook fysiek samen, meestal bij Seats2Meet.

Iedere Sprint in de leergang verandermanagement draag bij aan de implementatie van onze visie op veranderen, door producten met een mix van theorie en het zelf ervaren van veranderingen. We ontwikkelen o.a. games, cases, en rolspellen, en proberen die zelf ook uit in de Demo. Wat een leerzaam effect heeft, bijvoorbeeld als iets niet werkt. Maar we vonden een oplossing, en onze klant was tevreden! Hij ging met een concreet plan naar huis, dus we voldeden aan ons Acceptatiecriteria!

Conclusies

De Agile principes zijn echter ook prima toepasbaar voor veranderprojecten, zowel in grote organisaties, als in teams. Ze helpen om veranderingen sneller te implementeren, en continu bij te sturen, door betere interventies die minder weerstand geven en meer betrokken medewerkers.

Opmerking: Dit artikel is eerder gepubliceerd op veranderproject.nl, een initiatief van Nico Bakker, André HeijstekBen Linders en Michel Verweij voor het delen van kennis en ervaring over projectmatig veranderen.

 

Share this Experience
  • 21
    Shares

Ben Linders

I help organizations with effective software development and management practices. Active member of several networks on Agile, Lean and Quality, and a frequent speaker and writer.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

×
×

Cart