Het nadeel van een top down aanpak bij verandertrajecten is dat er veel tijd nodig is voordat er een goedkeuring wordt gegeven door het management en het veranderproject daadwerkelijk kan starten. Bij een Kanban veranderaanpak gaat je uit van wat er is en start je bij de medewerkers. Je werkt bottom up om in kleine stapjes effectief te veranderen. Klinkt mooi, maar hoe werkt dat in de praktijk?
In een overheidsinstantie heb ik een veranderproject op een bottom up manier uitgevoerd met behulp van Kanban. Doel van de verandering was om de samenwerking te verbeteren tussen de ondersteunende kwaliteits- en procesfuncties in de organisatie. Daarbij paste een Kanban aanpak, omdat die begint vanuit de medewerkers en de huidige situatie. Er was voldoende ruimte was voor samenwerking in de organisatie maar die werd nog niet benut.
Bottom up veranderen met Kanban
Ik was beschikbaar als coach voor het kwaliteitsteam. Dit was een nieuw multidisciplinair team gevormd met kwaliteits- en procesmedewerkers uit verschillende afdelingen. Als coach begeleide ik hun bij het verbeteren van de onderlinge samenwerking. De manager van dit team gaf medewerkers volop ruimte om zelf hun werkwijze te kiezen, hij vertrouwde op hun professionaliteit.
Uitgaande van de team doelen koos het team veranderingen die ze vervolgens zelf gingen doen. Ik begeleide de inhoudelijke discussies en zocht met de teamleden naar praktische oplossingen om samen te verbeteren. Ook zorgde ik ervoor dat er niet te veel veranderingen tegelijk werden uitgevoerd (WIP!) en dat verandering die gestart werden ook werden afgemaakt (stop starting, start finishing!).
Ik organiseerde sessies waarin de medewerkers en managers kennis en ervaringen deelde. Problemen in de samenwerking werden geïdentificeerd, besproken en samen aangepakt. De feedback in deze sessies bevorderde het continue verbeterproces. De medewerkers en managers leerde elkaar beter kennen, er ontstond begrip en inzicht in de verschillende werkwijzen en men leerde van elkaar.
Wat maakte dat de Kanban aanpak zorgde voor effectieve verandering was:
- Kanban zorgde voor inzicht en zichtbaarheid van de verandering. De openheid creëerde vertrouwen bij alle betrokken.
- Met Kanban kwam de verandering vanuit de medewerkers. Er werd niets opgelegd wat in eerdere trajecten vaak het geval was.
- De verandering ging beheerst, in kleine stapjes. Kanban zorgde ervoor dat de organisatie niet overladen werd.
- De kleine stapjes van Kanban zorgde ervoor dat resultaten van de verandering eerder zichtbaar werden. Dat stimuleerde de verbetering.
Het samenwerkingsinitiatief groeide en trok aandacht in de organisatie. Het was begonnen in de ontwikkelafdeling, nu kwamen er mensen vanuit de opdrachtgevers afdeling en vanuit beheer die ook mee wilden doen. Uiteraard, wees welkom en doe mee, samen kunnen we de gehele keten effectief veranderen!
Effectief veranderen
Kanban helpt organisaties om bottom up hun agility te verhogen. Omdat je de mens centraal stelt met Kanban is de kans dat ze veranderen groter dan bij top down trajecten, waar de verandering vaak als opgelegd ervaren worden. Er is minder weerstand en sneller resultaat.
In mijn nieuwe boek Continuous Improvement beschrijft ik hoe je door het bewustzijn van continue verbetering te verhogen op een duurzame manier kunt veranderen en resultaten verbeteren. Het legt uit waarom verbetering cruciaal is om agile te laten werken en hoe je continue verbetering met agile kunt realiseren. Daarbij geeft het tips en suggesties die je kunt gebruiken in om in je dagelijks werk voortdurend te verbeteren en de agility van je organisatie te verhogen.
Continu verbeteren met Kanban is effectiever dan top down veranderen. Het geeft eerdere en betere resultaten, betrokken medewerkers die plezier hebben in hun werk en leidt tot duurzame verbetering.
