Blog

Het delen van kennis blijkt in de praktijk voor veel mensen nog steeds lastig. Als een een probleem moet worden opgelost bedenkt men vaak zelf iets nieuws, in plaats van iets toe te passen wat anderen al eerder hebben gedaan. Zelfs het leren van collega’s binnen het eigen bedrijf gebeurd te weinig, mensen zijn met hetzelfde bezig zonder dat ze het van elkaar weten. Eigenlijk vreemd, toch? Waarom zijn nog steeds zoveel mensen bezig om het wiel opnieuw uit te vinden? Er zijn wielen zat, in alle soorten en maten, dus laten we ze (her)gebruiken om ermee te gaan rijden!

Ik denk dat een mens het beste leert door eigen ervaring, en niet door domweg te doen wat er in een proces of methode beschreven staat. Er is een verschil tussen leren en uitvinden, namelijk het doel. Uitvinders stellen zichzelf als doel om nieuwe dingen te ontdekken, en daarmee kennis toe te voegen aan wat eerder onderzocht. Leren doe je om deze beschikbare kennis toe te passen om een probleem aan te pakken en op te lossen, of om staat te zijn om nieuwe dingen te doen of dingen anders (en beter) te doen.

We zijn teveel bezig met uitvinden en benutten te weinig wat er is. Ik zie mijzelf als thought jockey: Ik deel mijn ervaringen en combineer ze met ideeën van anderen om goed passende oplossingen te mixen.

Op de vraag waarom mensen het wiel steeds opnieuw uitvinden, hoor ik vaak de volgende antwoorden:

• Wij zijn anders, wat anderen gedaan hebben werkt bij ons niet
• Uitzoeken hoe anderen het gedaan hebben kost veel tijd, zelf bedenken is sneller
• Je kunt niet bijhouden wat iedereen doet, het is veel te veel en te complex

Anders dan anderen?

Wij werken op een andere manier, dat past niet bij ons. Dat werkt bij ons niet! Ik vraag me af of dat wel waar is? Natuurlijk wil je dat jouw bedrijf anders is, daarmee onderscheid je jezelf van je concurrenten. Maar dat zit hem in zo’n 20% die je beter doet dan anderen, waarin je professionals zich onderscheiden door hun expertise. Met unieke kennis en ervaring. De andere 80% ben je echt niet veel anders dan anderen. En binnen de 80% kun je dus op een zelfde manier dingen doen als anderen het doen, wat je dan niet zelf uit hoeft te zoeken. Dat spaart tijd en geld!

Ook binnen een organisatie zijn de verschillen niet zo groot. Projecten en teams zijn minder anders dan dat men vaak beweert, en het zou goed zijn als we de wielen die er al zijn gebruiken om mee te rijden in plaats van telkens nieuwe wielen uit te vinden. Dat vereist dan wel dat teams van elkaar kunnen en mogen leren, en zaken kunnen hergebruiken. Daar is niet altijd ruimte voor in organisaties.

Je probleem is misschien wel uniek, maar dat wil niet zeggen dat de oplossing dat ook is. Je kunt een probleem vaak op meerdere manieren oplossen, en oplossingen zij ook voor meerdere problemen te gebruiken. Met bijvoorbeeld oplossingsgericht werken kun je de sterktes van je medewerkers gebruiken om te veranderen.

Ik bedenk het zelf wel, dat is sneller

Ok, uitzoeken hoe anderen het doen kost tijd. En is lastig, en veel mensen vinden het ook niet leuk. Maar een nieuwe manier zelf bedenken om iets te doen kost ook tijd. En vaak meer tijd, die je toch al niet had. Komt bij dat je niet zeker weet of het werkt. En dan komt het er niet van, en stel je het uit. Terwijl het probleem daarmee niet opgelost wordt (wat ook tijd en geld kost). Zelf bedenken is meestal niet sneller, gericht hergebruiken van bestaande werkwijzen is veel efficiënter.

Maar heb je wel de tijd om iets te veranderen? We hebben het vaak heel druk, en dan komen er ook nog problemen bij die opgelost moeten worden. Hoe pak je dat aan? Tijd voor verbetering moet je inbouwen in je werkwijze. Agile kent het principe van Sustainable Pace, ervoor zorgen dat je de snelheid waarmee je software levert vol kunt houden. XP kent de 40 hour workweek. En Tom Demarco noemt het Slack. Er bestaan oplossingen genoeg die je kunt toepassen in jouw organisatie om structureel ruimte te maken voor verbetering!

Soms is er de ruimte wel om te verbeteren, maar wordt die te weinig benut. Mensen hebben de perceptie dat je geen tijd mag besteden aan verbeteringen, omdat “het werk af moet”. Maar als je niet verbeterd, blijf je problemen houden, tijd verliezen, en dan komt het werk nooit af. Doorbreek die cirkel, en neem tijd om te leren en beter te worden in wat je doet.

Het is allemaal niet bij te houden

Leren gaat niet vanzelf, dat kost tijd en energie. Maar leren kun je ook leren, net als veranderen (zie ons Verander Manifesto). En daarmee kost het steeds minder tijd en haal je er meer uit. En veranderen doe je door te leren, zo is de cirkel rond. Continue verbeteren, als je het eenmaal doorhebt hoe je het doet is het een hele efficiënte aanpak.

Om je te helpen bij hergebruiken zijn er frameworks die kennis organiseren en daarmee toegankelijk maken. Voor software ontwikkeling kun je bijvoorbeeld denken aan Agile & Scrum, Lean, maar ook aan het CMMI.  Het kost je initieel tijd om zo’n framework te leren, maar je krijgt daarmee toegang tot waardevolle ervaringen waar je de beste kunt uitkiezen voor jouw bedrijf en situatie.

Kennisdelen in bedrijven kan op vele manieren. B.v. met Open Spaces, waarin mensen in groepjes kennis delen en oplossingen samenstellen gebaseerd op wat ze eerder gedaan hebben. Open spaces zijn ook een ideale manier om medewerker te betrekken bij een verandering. En dat helpt weer om veranderingen te borgen met een blijvend resultaat. Het nieuwe kennisdelen doe je in (interne) social networks zoals Twitter en Yammer. En in LinkedIn groepen en Meetups. Maar ook nog steeds bij de koffie-automaat, we blijven mensen 🙂

Er zijn diverse websites en forums waarop mensen hun kennis delen over doeltreffend en zinvol werken, enkele voorbeelden (waar ik mee samenwerk) zijn workimprovers, InfoQ, Computable en IMfacts. Ook je eigen medewerkers hebben veel kennis en ervaring die je kunt benutten, b.v. door oplossingsgericht te werken.

Het bijhouden van wat er gebeurd kost inderdaad tijd, maar is wel een investering die je een strategische voorsprong kan geven. De truc om efficiënt bij te houden wat er gebeurd is focus. Lees die dingen die je nodig hebt. Neem deel aan forums en netwerken die je helpen in je dagelijks werk. En durf ook nee te zeggen tegen andere dingen, hoe interessant dat ze ook zijn.

Wielen zijn om mee te rijden, niet om uit te vinden

Laten we stoppen met telkens opnieuw het wiel uitvinden. En meer leren van elkaar. Kennis en ervaringen toepassen en daarmee hergebruiken. Gas erop, rijden met die wielen!

Opmerking: Deze blog is deels gebaseerd op mijn blog op Workimprovers wielen zijn om mee te rijden. Als partner in de Workimprovers Connection help ik organisaties om op een agile manier problemen op te lossen.